CRM
Afkorting van Customer Relationship Management
Wat is een CRM?
CRM is software voor het beheren van klantcontacten. Je bewaart op één plek wie je klanten en leads (mogelijke klanten) zijn, wat je met ze besproken hebt en wat de volgende stap is.
Veelgestelde vragen over CRM
Welk CRM-systeem past het best bij een klein bedrijf?
Kies een CRM dat past bij hoe je nu werkt, niet bij wat je misschien ooit nodig hebt. Let bij het vergelijken op deze punten:
- Gebruiksgemak: kun je er na een korte proefperiode zelf mee werken?
- Koppelingen met je website, e-mail en boekhouding.
- Nederlandstalige versie en support, als je team dat prettig vindt.
- Opslag van gegevens binnen de EU.
Bekende opties zijn HubSpot, Pipedrive en Zoho CRM. Veel aanbieders hebben een gratis proefperiode of gratis versie. Test er twee of drie met echte klantgegevens en kies het systeem dat je team ook echt elke dag opent.
Hoe koppel ik mijn WordPress-formulieren aan een CRM?
De makkelijkste manier is een plugin van je CRM-aanbieder zelf of een koppeling vanuit je formulierplugin. Zo pak je het aan:
- Gebruik je HubSpot, installeer dan de officiële HubSpot-plugin. Ingevulde formulieren komen dan direct in je CRM.
- Werk je met WPForms of Gravity Forms, kijk dan of er een add-on voor jouw CRM bestaat.
- Is er geen directe koppeling, gebruik dan Zapier als tussenstation.
- Wil je alles binnen WordPress houden, dan is Jetpack CRM een optie.
Vul na het instellen zelf een testformulier in en controleer of het contact goed binnenkomt.
Wat kost een CRM-systeem voor een mkb-bedrijf?
Dat hangt vooral af van het aantal gebruikers en de functies die je nodig hebt. De meeste aanbieders rekenen een abonnement per gebruiker per maand. Hoe meer functies, zoals automatische e-mails of uitgebreide rapportages, hoe duurder het pakket.
Let ook op kosten buiten het abonnement:
- Het overzetten van je bestaande klantgegevens.
- Koppelingen met je website, mail of boekhouding.
- Hulp bij inrichten en training voor je team.
Sommige aanbieders hebben een gratis versie met beperkingen. Daarmee kun je klein beginnen en pas betalen als je meer nodig hebt.
Is Excel niet gewoon genoeg in plaats van een CRM?
Voor een handvol klanten kan een spreadsheet prima werken. Maar zodra je meer contacten hebt of met meerdere mensen samenwerkt, loop je tegen grenzen aan:
- Je krijgt geen herinneringen om een lead op tijd op te volgen.
- Er gaan verschillende versies van het bestand rond.
- Gesprekken en mails bijhouden per klant wordt al snel rommelig.
- Er is geen automatische koppeling met je website of mailbox.
Merk je dat offertes niet worden nagebeld of dat collega's niet weten wat er met een klant is afgesproken? Dan is dat een goed moment om over te stappen.
Mag ik klantgegevens zomaar in een CRM zetten volgens de AVG?
Niet zomaar. Je hebt een geldige reden nodig, bijvoorbeeld omdat je een overeenkomst met iemand uitvoert of omdat iemand toestemming heeft gegeven, zoals voor een nieuwsbrief. Houd je daarnaast aan deze punten:
- Bewaar alleen gegevens die je echt nodig hebt.
- Sluit een verwerkersovereenkomst af met je CRM-aanbieder.
- Geef alleen collega's toegang die de gegevens nodig hebben.
- Verwijder oude contacten waar je niets meer mee doet.
- Vermeld in je privacyverklaring dat je een CRM gebruikt.
Twijfel je over jouw situatie, vraag dan advies aan een privacyjurist.
