Workflowautomatisering
Ook wel workflow automation
Wat betekent workflowautomatisering?
Workflow-automatisering betekent dat je terugkerende taken automatisch laat uitvoeren door software. Systemen geven gegevens aan elkaar door en voeren stappen uit volgens vaste regels, eventueel met hulp van AI, zonder dat jij er steeds iets voor hoeft te doen.
Veelgestelde vragen over workflowautomatisering
Welke taken kan ik als ondernemer het beste automatiseren?
Begin met taken die vaak terugkomen, altijd op dezelfde manier gaan en weinig nadenken vragen. Denk aan:
- formulieraanvragen doorzetten naar je CRM (je klantenbestand) of mailprogramma
- een bevestigingsmail sturen na een bestelling of afspraak
- facturen klaarzetten in je boekhoudpakket
- nieuwe nieuwsbriefinschrijvers een welkomstreeks sturen
- een melding in je teamchat bij een nieuwe lead
Een handige test: schrijf een week lang op wat je steeds overtypt of kopieert. Taken waarbij persoonlijk contact of je eigen oordeel telt, zoals een klacht afhandelen, laat je beter bij een mens.
Hoe automatiseer ik taken op mijn WordPress-website?
Gebruik een automatiseringsplugin zoals Uncanny Automator of AutomatorWP. Daarmee stel je regels in volgens het principe: als dit gebeurt, doe dan dat. Zo pak je het aan:
- Installeer en activeer de plugin.
- Kies een trigger, de gebeurtenis die de workflow start, bijvoorbeeld een ingevuld WPForms-formulier of een WooCommerce-bestelling.
- Kies een actie, zoals een e-mail sturen of iemand toevoegen aan je mailinglijst.
- Test de workflow met een eigen proefaanvraag.
Wil je je site koppelen aan externe software, zoals je boekhoudpakket, dan kun je ook een koppeltool als Zapier of Make gebruiken.
Wat kost workflowautomatisering voor een klein bedrijf?
Dat hangt af van hoeveel taken je automatiseert, hoe vaak ze draaien en welke tools je gebruikt. Koppeltools zoals Zapier en Make hebben een gratis instap met een beperkt aantal taken per maand. Draaien je workflows vaker of heb je meer stappen nodig, dan betaal je een abonnement. WordPress-plugins hebben vaak een gratis versie en een betaalde versie met meer koppelingen.
Reken daarnaast op tijd: uitzoeken, bouwen en testen kost uren, zeker in het begin. Besteed je het uit, dan bepalen het aantal koppelingen en de complexiteit de prijs. Zet de kosten altijd af tegen de tijd die je per maand bespaart.
Is een automatische workflow niet gewoon instellen en vergeten?
Nee, dat is een veelgemaakte fout. Tools krijgen updates, wachtwoorden verlopen en formuliervelden veranderen. Dan kan een koppeling stilletjes stoppen en merk je het pas als een klant klaagt dat hij nooit antwoord kreeg. Doe daarom dit:
- Zet foutmeldingen per e-mail aan in je tool.
- Controleer elke maand of je workflows nog draaien.
- Houd een lijstje bij van welke workflows je hebt en waarvoor.
- Zorg dat een proces eerst handmatig goed loopt, want een rommelig proces automatiseren geeft alleen sneller rommel.
Wat doe ik als een automatische workflow niet meer werkt?
Kijk eerst in het logboek of de geschiedenis van je tool. Zapier, Make en de meeste WordPress-plugins houden bij welke stap mislukte en waarom. Werk daarna deze punten af:
- Controleer of de koppeling met elk account nog actief is. Soms moet je opnieuw inloggen.
- Kijk of er velden zijn hernoemd of verwijderd, bijvoorbeeld in je formulier.
- Test opnieuw met een proefaanvraag.
- Verwerk gemiste gegevens handmatig, zodat geen klant tussen wal en schip valt.
Komt hetzelfde probleem steeds terug, vraag dan de support van de tool om hulp.
