Transactionele e-mail
Ook wel transactional email
Wat is een transactionele e-mail?
Een transactionele e-mail is een automatisch bericht na een actie van een klant, zoals een bestelbevestiging, factuur of wachtwoordreset. Hij is bedoeld om te informeren, niet om te verkopen, en mag je ook sturen zonder toestemming voor marketing.
Veelgestelde vragen over transactionele e-mail
Waarom komen mijn bestelbevestigingen in de spammap terecht?
Meestal omdat je website mails verstuurt via de standaard mailfunctie van de server, zonder goede authenticatie. Ontvangende mailservers kunnen dan niet controleren of de mail echt van jouw domein komt. Veelvoorkomende oorzaken:
- Je domein mist SPF-, DKIM- of DMARC-records. Dat zijn instellingen in je DNS die bewijzen dat een server namens jou mag mailen.
- Het afzenderadres hoort niet bij je eigen domein, bijvoorbeeld een Gmail-adres.
- De server van je hosting heeft een slechte reputatie door andere websites.
Verstuur je mails via SMTP of een maildienst zoals Brevo, Postmark of Mailgun en stel de DNS-records in die zij je geven.
Hoe verstuur ik transactionele e-mails betrouwbaar vanuit WordPress?
Koppel WordPress aan een echte mailserver met een plugin als WP Mail SMTP of FluentSMTP. Zo ga je te werk:
- Kies een maildienst, zoals Brevo, Mailgun, Postmark of de SMTP-gegevens van je eigen mailprovider.
- Installeer de plugin en vul de gegevens of API-sleutel van die dienst in.
- Stel een afzenderadres in op je eigen domein, bijvoorbeeld bestellingen@jouwbedrijf.nl.
- Voeg de SPF- en DKIM-records toe die de maildienst aangeeft.
- Verstuur een testmail vanuit de plugin en plaats een testbestelling.
Mag ik reclame toevoegen aan een transactionele e-mail?
Beperkt. Dat je zonder toestemming mag mailen, geldt alleen zolang het bericht vooral informatief is. Zet je er een flinke aanbieding, kortingscode of nieuwsbrief in, dan kan de mail als commerciële mail worden gezien. Dan gelden de regels voor marketingmail en heb je toestemming nodig, of moet het gaan om een bestaande klant met een afmeldmogelijkheid.
Een klein, relevant onderdeel zoals een link naar je klantenservice of gebruiksinstructies is meestal geen probleem. Houd de hoofdboodschap altijd de transactie zelf. Twijfel je over een specifieke opzet, laat het dan juridisch checken.
Hoe pas ik de WooCommerce e-mails aan mijn huisstijl aan?
Een groot deel regel je in WooCommerce zelf, via WooCommerce > Instellingen > E-mails:
- Upload je logo als header-afbeelding.
- Stel je basiskleur, achtergrondkleur en tekstkleur in.
- Pas de voettekst aan met je bedrijfsgegevens.
- Klik per e-mail op Beheren om onderwerp, kop en extra tekst te wijzigen.
Wil je meer vrijheid, zoals een andere indeling of extra blokken, gebruik dan een plugin als YayMail of Kadence WooCommerce Email Designer. Plaats daarna een testbestelling en bekijk de mail op je telefoon en in verschillende mailprogramma's.
Hoe controleer ik of mijn transactionele e-mails echt aankomen?
Combineer een paar controles:
- Zet een e-maillog aan, bijvoorbeeld in FluentSMTP. Dan zie je welke mails WordPress heeft verstuurd en welke zijn mislukt.
- Bekijk het dashboard van je maildienst. Daar zie je afgeleverde mails, bounces (onbestelbare mails) en spammeldingen.
- Test je mail met een tool als mail-tester.com. Die beoordeelt je SPF, DKIM en inhoud.
- Plaats af en toe zelf een testbestelling naar adressen bij Gmail en Outlook.
Vertrouw niet alleen op openingspercentages. Mailprogramma's zoals Apple Mail laden afbeeldingen vooraf, waardoor die cijfers onbetrouwbaar zijn.
