Slimme tools en programma’s zijn onmisbaar op de werkvloer. Bij Stormachtig gebruiken we naast SEO-software (bijv. SE Ranking) en automatiseringstools (bijv. Channable) ook tools om de productiviteit te verhogen. Als intern communicatiesysteem gebruiken de online marketeers Slack. Voor projectmanagement en takenbeheer wordt Trello ingezet. Er zijn allerlei handige power-ups en uitbreidingen om Slack en Trello slim te maken. In deze blog bespreek ik graag mijn 7 favoriete power-ups en hoe je ze in kunt zetten.
Even vooraf: met Trello kun je standaard één power-up per bord gebruiken. Heb je er meer nodig? Dan adviseer ik om een Trello Gold-abonnement te nemen, wat ongeveer 45 dollar per maand is. Dan kun je drie power-ups koppelen aan borden, die óók door collega’s zonder Trello Gold te gebruiken zijn. Trello Gold is nog niet zo duur als bijv. Trello Business Class. Bij Business Class betaal je 10 dollar per maand per medewerker, maar kun je wel een onbeperkt aantal power-ups toevoegen.
1 – Kalender
Met stip op 1: de kalender. Deze power-up in Slack wordt waarschijnlijk het vaakst gebruikt. Als je een vervaldatum (oftewel deadline) aan je kaarten koppelt en je gebruikt de kalender, dan ontstaat er een prettig overzicht van alle taken. Als een taak versleept wordt naar een andere dag, dan wordt ook de vervaldatum automatisch aangepast.
2 – Butler
Met Butler kun je automatisch scripts instellen volgens het principe ‘als dit, dan dat’. Momenteel gebruik ik veel handige scripts om bepaalde processen te automatiseren. Maandelijks terugkerende taken worden op de eerste dag van de maand in de juiste planning gegooid. Afhankelijk van de situatie worden er automatisch een persoon en een vervaldatum gekoppeld. Als een taak wordt toegevoegd aan een planning, wordt de planning gesorteerd op vervaldatum, zodat de kaarten die bijna vervallen bovenaan staan. Als een taak is afgerond, dan verhuist de kaart naar een ander board ‘Done’, waardoor de planning niet overloopt met afgeronde taken. Dit lijken kleine dingetjes, maar het zorgt wel voor een gestroomlijnd proces. Geen taak kan worden overgeslagen.
Voor Butler betaal je een klein bedrag per maand per x-aantal uitgevoerde processen en commando’s. Ik betaal momenteel 20 euro per maand voor deze tool, dus als ik twintig minuten bespaar in een maand, dan heeft deze power-up zichzelf terugverdiend. Het bespaart mij momenteel minimaal een paar uur, dus het is absoluut een goede investering. Maak voor jezelf de rekensom.
3 – Cronofy
Trello kan standaard taken naar Google Calendar (of een andere externe kalender) pushen. Met Cronofy ontstaat er een wisselwerking tussen Trello en jouw kalender-systeem. Als ik zie dat ik een afspraak heb op woensdag, maar er is ook een grote taak ingepland, dan kan ik vanuit Google Calendar de taak verplaatsen. Dit wordt dan weer teruggekoppeld naar Trello, zodat de vervaldatum automatisch wordt aangepast. Deze power-up is gratis te gebruiken.
4 – Van Zendesk en Slack tot Google Drive en Evernote
Veel applicaties hebben een power-up voor Trello gemaakt. Met de power-up Zendesk kun je tickets vanuit Zendesk aan kaarten koppelen. Met de power-up Slack worden notificaties doorgestuurd naar Slack. Als een taak is afgerond, wordt dit gemeld. De Google Drive-power-up zorgt ervoor dat bestanden in Drive makkelijk gedeeld kunnen worden. Gebruik je Evernote om notities te maken? Koppel deze notities aan taken.
5 – Booklet by Vince
Een functie die ik mis in Trello is een manier om meerdere kaarten te selecteren en te verplaatsen. Dit kan met Booklet by Vince. Wil je echter geen power-up gebruiken? Installeer dan de Chrome-extensie ‘Multiselect for Trello‘. Als je in de Chrome-browser naar Trello gaat, dan krijgt iedere kaart een checkbox en kun je dus gemakkelijk meer kaarten selecteren en een bulkfunctie uitvoeren.
6 – Card Repeater
Heb je bepaalde kaarten die iedere maand terug moeten komen? Gebruik dan de power-up Card Repeater. Een kaart wordt dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks opnieuw toegevoegd. Handig om bepaalde terugkerende taken in te plannen.
7 – GrowthBoard
Snel inzicht in cijfers? Met GrowthBoard koppel je data van Facebook Ads, Google Analytics, Kissmetrics, Google Optimize, Google AdWords en andere bronnen aan Trello. Er ontstaat een dashboard waar je de belangrijkste KPI’s ziet.
