Wil je graag een brochure of document mailen naar een ontvanger? Dan is het slim om geen zwaar bestand te mailen. Jouw mail belandt dan mogelijk in de spamfolder.
Gmail heeft een limiet van 25 MB, terwijl Outlook een bijlagelimiet van 20 MB heeft. Bij andere platforms ligt deze grens soms hoger. Toch adviseer ik om niet hoger te gaan dan 25 MB, omdat de kans groot is dat jouw e-mail niet aankomt.
Het is niet altijd slim om een bestand als bijlage te versturen. Ik geef je graag drie redenen waarom het beter is om bestanden op een andere manier te versturen:
- Je mail komt mogelijk niet aan. Zo scannen mailservers of inkomende mails een bijlage hebben. Als dit bijvoorbeeld een .zip-bestand is, is de kans groter dat een mail wordt geblokkeerd. Ook te zware bestanden worden tegengehouden.
- Een zwaar bestand sturen wordt niet gezien als goede e-mailetiquette. De ontvanger van jouw e-mail heeft mogelijk maar een beperkte opslagruimte in zijn inbox. Jij stuurt – bewust – een nogal groot bestand naar hem, waardoor je zijn inbox onnodig belast. Vraag de ontvanger eerst of het oké is als jij een groot bestand verzendt of dat hij het liever op een andere manier ontvangt.
- Een ontvanger kan jouw bijlage stiekem doorsturen, zonder dat jij dit weet. Je hebt dan geen grip op wie deze documenten kan lezen. Wil je een vertrouwelijk bestand versturen, doe dit dan op een andere manier.
Wil je een bestand mailen naar een ontvanger? Dan is het slimmer om Dropbox, Google Drive of WeTransfer te gebruiken. Je kunt dan een link delen met een persoon naar keuze, waardoor het bestand niet automatisch wordt opgeslagen in de inbox van een ontvanger.
Zijn er dan écht geen voordelen aan een bijlage mailen?
Natuurlijk zijn er wel voordelen te benoemen om een bestand direct te mailen in plaats van te uploaden bij Dropbox, WeTransfer of Google Drive. Persoonlijk vind ik de voordelen alleen niet opwegen tegen de nadelen:
- Jouw bijlage is altijd te openen en verdwijnt alleen als een gebruiker een mail verwijdert. Als je de gratis versie van WeTransfer gebruikt, dan verlopen transfers na zeven dagen.
- Een bijlage is snel te openen en eenvoudig te lezen. Als je een link naar een bestand plaatst, dan moet een ontvanger vaak een paar stappen extra nemen om het bestand te openen.
- Een bijlage mailen is sneller dan een bijlage uploaden bij een derde partij en de link vervolgens in een mailtje gebruiken. Het scheelt misschien maar een minuut, maar toch…
Hopelijk denk je nu twee keer na voor je een groot bestand digitaal over de schutting gooit. 😉
