Verwelkom nieuwe medewerkers met een glimlach en zorg voor een positief onboarding proces. Hoe? We geloven zelf in de kracht van video.
Bij Stormachtig starten regelmatig nieuwe online marketeers en stagiairs. In het begin verzorgde ik de overdracht van A tot Z. Ik liet de programma’s zien waar we mee werkten, nam de belangrijkste klanten door en maakte een leerprogramma op maat. Het nadeel is dat dit veel energie kost. Vooral als een stagiair of medewerker binnen een half jaar weer vertrekt.
Dit kan vele malen efficiënter. Tegenwoordig maak ik gebruik van video. Als ik een collega uitleg hoe iets werkt – bijvoorbeeld het instellen van Google Tag Manager – dan maak ik een video van het scherm én van mijn uitleg. Toekomstige medewerkers kunnen deze video bekijken en leren hoe Google Tag Manager werkt. Dit kost één keer meer tijd, maar daarna hoef ik Google Tag Manager (voorlopig) niet meer uit te leggen aan nieuwe medewerkers. Er hoeft pas weer een nieuwe video gemaakt te worden als Google Tag Manager qua interface of functionaliteiten verandert.
Een voordeel van een video is dat iemand dit onbeperkt kan terugkijken. Stel dat een online marketeer niet exact meer weet hoe iets werkt – bijvoorbeeld omdat er inmiddels enkele maanden zijn verstreken – dan kan hij de video nogmaals bekijken. Een ander voordeel is dat een nieuwe medewerker zelf het tempo van de onboarding bepaalt.
Onboarding met Loom
Een aanbevolen tool is Loom. Hier kun je gratis honderd video’s uploaden. Je deelt video’s gemakkelijk met nieuwe medewerkers of het bestaande team. Loom installeer je op je computer. Je kunt jouw beeldscherm filmen, maar het is ook mogelijk om te wisselen naar de webcam. Loom stuurt jou een mail zodra een video is bekeken door een medewerker, zodat je op de hoogte blijft van de onboarding.
Een voorbeeld van een video die gemaakt is met Loom.Combineer met Excel, Trello of Ora
Maak daarnaast een Excel-bestand aan, waarin je alle links naar de onboarding-video’s plaatst. Voeg een kolom toe met daarboven de naam van de nieuwe medewerker. De medewerker kan een vinkje zetten op het moment dat hij of zij de video heeft gezien en de materie beheerst. Eventueel kun je nog een kolom toevoegen voor vragen. Neem vervolgens één keer per week de tijd om de vragen samen met de nieuwe medewerker door te nemen. Als een medewerker het volledige onboarding programma heeft afgerond, is het tijd om dit te vieren. Geef een certificaat, een bos bloemen of taart.
Stel, je gebruikt Trello, Ora of een andere soortgelijke tool, dan zou je ook een onboarding-board op maat kunnen maken voor een nieuwe medewerker. Zorg wel dat je werkt vanuit een template, zodat je niet ieder board opnieuw hoeft te maken.
Intern én extern
Gebruik Loom niet alleen intern, maar juist ook extern. Het is een fijne tool om veelgestelde klantvragen af te vangen. Krijg je maandelijks vaak dezelfde vragen van (potentiële) klanten? Probeer dan een video te maken en stuur een link mee in een mail. Je kunt de video ook op jouw website publiceren. De volgende keer als een nieuwe klant dezelfde vraag heeft, dan kost jou dit weinig tijd.
