Productiviteit verhogen op de werkvloer: 12 positieve lifehacks

Op de werkvloer zijn veel storende factoren aanwezig, die de productiviteit kunnen verlagen. Kwebbelende collega’s, rinkelende telefoontjes en de continue stroom van Whatsapp-notificaties.

Natuurlijk kun je als ondernemer allerlei regels instellen, zoals een telefoonverbod of een praatverbod, maar daar krijg je geen tevreden werknemers mee. Uiteindelijk moet het ook leuk zijn om bij jou te werken. Zeker in economisch goede tijden wil je werknemers behouden. Daarom geven we in dit artikel 12 positieve productiviteitstips.

Tip 1: Ontvang e-mail op vaste momenten

Wist je dat een gemiddeld persoon 74 keer per dag zijn e-mail controleert op nieuwe berichten? Dat is natuurlijk niet normaal. Mensen zijn geneigd om e-mailberichten direct te beantwoorden. Dit kost best wel veel tijd. Het duurt daarna weer minimaal twintig minuten om weer volledig te concentreren op de taak waar je mee bezig was.

Dat kan anders. Laat al jouw e-mailberichten op bepaalde momenten binnenkomen, bijvoorbeeld om 9:30 uur, 12:30 uur en 16:30 uur. Plan vervolgens een kwartier of half uur om alle e-mailberichten weg te werken.

Een handige tool is Adiós. Met Adiós krijg je slechts drie keer per dag alle e-mailberichten binnen. Jij bepaalt op welke tijden je berichten wenst te ontvangen en welke e-mails direct binnen moeten komen (bijv. van die ene belangrijke klant).

Tip 2: Iedereen aan de noise-cancelling koptelefoon

Op de werkvloer moet er ruimte zijn om te overleggen met collega’s of om te vragen hoe het weekend van iemand was. Vaak staat ook nog eens de radio aan, waar je een DJ hoort blaten over het laatste nieuws. Al die geluiden zijn storend, zeker voor werknemers die zich moeilijker kunnen concentreren.

De oplossing: geef je werknemers een draadloze koptelefoon met noise-cancelling cadeau. Een erg goede keus is de Bose QuietComfort 35. Ik heb ‘m zelf ook en je hoort echt he-le-maal geen omgevingsgeluid meer. De geluidskwaliteit is daarnaast uitstekend. Deze hoofdtelefoon heeft zelfs een ingebouwde microfoon, zodat jouw collega’s ook gewoon kunnen bellen met de koptelefoon op. Een handige toevoeging, want niemand wordt er gelukkig van als twee mensen tegelijkertijd aan het bellen zijn en ze elkaar proberen te overstemmen.

Laat mensen zelf beslissen welke muziek ze willen luisteren. Ik word een stuk productiever als ik muziek van bands luister als The Smiths, R.E.M en Smashing Pumpkins, terwijl iemand anders hard gaat op klassieke muziek of keiharde metal.

Wist je trouwens dat veel mensen een noise-cancelling koptelefoon gebruiken om niets te horen? Je hoeft niet per se naar muziek te luisteren. Het kan ook heerlijk zijn om te genieten van de stilte.

Tip 3: Bundel messaging apps in één programma

Van Facebook Messenger tot Whatsapp en van Slack tot Skype. Je gebruikt waarschijnlijk veel verschillende messaging apps. Bundel al deze messaging apps in één programma, zodat je in één keer alle notificaties van berichten kunt dempen op tijden dat je even moeten concentreren.

Er zijn veel handige apps die berichten bundelen. Mijn favoriete programma is All-in-One Messenger. Hier ontvang ik berichten vanuit de livechat, appjes van vrienden en collega’s en zakelijke berichten. Voeg het icoontje toe aan de taakbalk en je hebt alle berichten snel binnen handbereik. Een andere populaire app is Franz. Franz heeft iets meer mogelijkheden. Zo kun je ook Gmail toevoegen (wat bij All-in-One Messenger niet kan).

Tip 4: Begin de dag niet blanco

Het is misschien een open deur, maar zorg dat iedere werknemer een planning heeft en dat hij of zij iets kan doen. Zonder planning is er geen structuur en doen mensen maar wat, zonder dat effectief gemeten kan worden of het daadwerkelijk bijdraagt aan de omzet.

Stel, iemand is online marketeer, dan kan hij intern eerst beginnen met het maken van een strategisch marketingplan voor het jaar. Dit plan is opgedeeld in maanden, zodat hij precies weet wat hij wanneer moet doen. Op de laatste dag van de maand worden de taken voor de volgende maand ingepland. Dit kan met een gratis programma als Trello. En omdat Trello in teamverband te gebruiken is, weet je als ondernemer of werkgever precies wat voor taken jouw collega’s hebben afgerond.

Overigens zijn er veel meer soortgelijke apps. Zo is Monday een mooi Trello-alternatief, al betaal je daar wel een fiks maandbedrag.

Gebruik je liever een simpele To Do-app om taken in te plannen? Dit zijn de beste To Do-apps:

• Todoist
• Toggl

Tip 5: Maak digitale notities

Begin vandaag nog met het maken van digitale notities. Het is vervelend als je jouw notities kwijtraakt. Daarnaast kun je digitale notities makkelijk delen met klanten of collega’s. Een productiviteitswinst van digitale notities is dat je veel sneller notities terugvindt. De meeste apps hebben een fijne zoekfunctie. Zo’n zoekfunctie heeft jouw notitieboekje waarschijnlijk niet 😉

De allerfijnste programma’s om digitaal notities te maken zijn:

• Google Keep
• Notities (alleen voor Mac / iOS)
• Evernote

Tip 6: Telefonisch niet storen

Veel mensen vinden het fijn om te bellen, maar een beller is vaak nogal egoïstisch. Als beller claim je direct de tijd van de persoon die je belt, terwijl die persoon misschien wel met een complexe taak bezig is. Als je regelmatig collega’s belt, vraag jezelf dan eens af: “Kan dit ook via e-mail?” Misschien krijg je niet direct een reactie, maar jouw collega kan deze e-mail in zijn eigen tijd verwerken. Spreek daarbij wel intern af dat alle e-mails binnen 24 uur opgepakt moeten worden.

Ontvang je veel storende telefoontjes van klanten en collega’s? Schakel jouw telefoon dan een paar uur per dag uit. Stel, je wilt niet gestoord worden tussen 9:00 uur en 12:00 uur, dan wordt een beller automatisch doorgeschakeld naar de receptie. Als je via VOIP belt, dan kun je jouw telefoonnummer waarschijnlijk online doorschakelen naar een ander nummer. Een receptionist(e) kan vragen of het belletje spoed heeft en of het eventueel per e-mail afgehandeld kan worden. Heb je geen receptie? Vraag dan of een collega jouw telefoontjes wil opnemen of overweeg om een virtuele assistent of callcenter in te schakelen.

Tip 7: Gezonde werknemers zijn productieve werknemers

Oftewel: zorg ervoor dat je werknemers gezond(er) leven. Zet een fruitmand neer, werk met flexibele werktijden (een nachtmens begint niet graag om 7:30 uur met werken), geef werknemers een sportabonnement naar keuze (bijv. voor onbeperkt zwemmen, fitness of tennis) en stimuleer fietsen naar het werk. Installeer één (of meerdere) douche(s) op het werk, zodat wielrenners even kunnen douchen na aankomst. Zelfs een abonnement op het OV is al beter dan een leaseauto weggeven, omdat iemand die reist met het OV meer wandelt dan een automobilist.

Maar er zijn nog meer tips…

Als je zoekt op productiviteitstips, dan kom je wel honderden tips tegen. We bundelen hieronder de belangrijkste tips die we nog niet uitgebreid hebben genoemd:

• Werk op een creatieve werkplek. Een hokje (cubicle) voelt claustrofobisch en zorgt niet voor een bruisende en creatieve atmosfeer, terwijl een flexibele werkplek misschien weer onrust veroorzaakt. Niet één werknemer is hetzelfde, dus vraag jouw collega’s hoe zij graag werken en waar zij behoefte aan hebben. Wil iemand graag thuiswerken of in een koffiebar werken? Prima, geef hem of haar die ruimte.
• Rookpauzes zijn storend voor niet-rokers. Ook is het een productiviteit-killer voor rokers. Ga met rokers in gesprek en probeer bedrijfsbreed een programma op te zetten om werknemers te helpen om te stoppen met roken. Wat betreft rookpauzes: schaf vaste tijden af. Als iemand alsnog even wil roken, dan is dat prima, maar dan moet hij of zij die tijd wel inhalen en dus iets langer doorwerken.
• Ga iets minder vergaderen. Veel vergaderingen zijn onnodig. Beoordeel voor de tijd of een vergadering wel echt zin heeft. Kies een start- en eindtijd en houd je hieraan. Niets is vervelender dan collega’s die te laat aanschuiven of vergaderingen die uitlopen. Aan het eind van de vergadering moet er een concreet plan liggen met actiepunten.
• Roddel niet op de werkvloer. Roddelen verlaagt niet alleen de productiviteit, maar drukt ook een stempel op het moraal en de werksfeer. Spreek een collega direct aan als er geroddeld wordt.
• Durf te delegeren. Pak niet alles zelf op, maar verdeel taken. Geef collega’s de ruimte en ga niet micromanagen. Een werknemer wordt zo veel zelfstandiger.